Procédure de recueil des signalements - Lanceur d'alerte

A qui s'adresse cette procédure ?

Cette procédure est destinée à tout collaborateur interne ou externe (1) de Claranet remplissant les conditions légales attachées au statut du lanceur d'alerte. (2)

Suis-je obligé de réaliser un signalement ?

La dénonciation d’un fait couvert par la procédure de recueil des signalements, via le dispositif de signalement mis en œuvre par Claranet est facultative. Vous pouvez utiliser toutes autres voies existantes (rendez-vous avec le service RH, dépôt de plainte, etc.).

Est-ce que je remplis les conditions pour avoir le statut de « lanceur d’alerte » ?

Définition d’un « lanceur d’alerte » - article 6 de la loi Sapin 2
« Un lanceur d’alerte est une personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi, un crime ou un délit, une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général, dont elle a eu personnellement connaissance. »

Pour avoir le statut de lancer d'alerte je dois remplir toutes les conditions ci-dessous :

  • Je suis une personne physique
  • J’agis de manière désintéressée et de bonne foi
  • J’ai eu personnellement connaissance des faits
  • Les faits que je souhaite signaler relèvent d’une des catégories ci-dessous :
  • Un crime ou un délit ;
  • Une violation grave et manifeste :
  • Une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général (4);
  • Une conduite ou une situation contraire au code de conduite définissant et illustrant les types de comportements à proscrire comme étant susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence.

Art.6 alinéa 2 de la loi n°2016-1691
Sont exclus du régime général des lanceurs d’alertes « les faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client »

Il est de votre responsabilité de vous assurer que vous remplissiez bien l’ensemble des conditions énumérées ci-dessus, et notamment de vérifier - si besoin en demandant conseil (avocat, Défenseur des droits) – :
Que les faits entrent bien dans une des catégories définies par la loi ;
Que les faits n’entrent pas dans une des exclusions du régime général des lanceurs d’alerte (secret médical, secret de la défense nationale, secret des relations entre un avocat et son client).
Vous pouvez également saisir le Défenseur des droits pour être orientée vers l’organisme approprié de recueil de l’alerte.

Si un fait est signalé ou révélé, mais que vous ne respectez pas un des critères du lanceur d’alerte, le régime de protection n'est pas applicable et le signalement ou la révélation peut conduire à des poursuites sur le plan disciplinaire, civil, pénal.

Suis-je protégé si j’émets un signalement/une alerte ?

Si vous respectez toutes les conditions attachées au statut de lanceur d’alerte, vous bénéficiez d’un régime de protection particulier.

Votre responsabilité pénale ne peut pas être engagée (5)

Dans le cas où les faits que vous signalez sont couverts par une obligation de secret protégée par la loi, vous ne serez pas pénalement responsable d’atteinte au secret, sous réserve de respecter les conditions suivantes :

  • Je réponds à l’ensemble des critères de la définition de lanceur d’alerte
  • Ma divulgation d’un secret est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause
  • Ma divulgation d’un secret est réalisée dans le respect de la procédure de signalement
  • Ma divulgation ne concerne pas un fait couvert par le secret médical, le secret de la défense nationale, le secret des relations entre un avocat et son client.

Rappel : Vous devez vous assurer que vous respectez tous les critères.
A défaut, votre responsabilité pénale pourra être mise en cause, notamment pour violation d’un secret protégé par la loi, ou encore pour diffamation, etc.
Vous devez faire preuve d’une très grande vigilance avant tout signalement et vérifier le respect de toutes les conditions encadrant le signalement ou la révélation d’alertes.

Je suis protégé vis-à-vis de mon employeur ou potentiel futur employeur (6)

L’exercice de votre droit d’alerte ne peut être un motif pour votre employeur ou votre futur employeur pour :

  • Vous écarter d’une procédure de recrutement, de l’accès à un stage ou à une période de formation professionnelle ;
  • Vous sanctionner ou vous licencier ;
  • Agir envers vous de façon discriminatoire directement ou indirectement, notamment en matière de rémunération, de mesure d’intéressement ou de distribution d’actions, de formations, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation, de renouvellement de contrat.

En cas de litige avec votre employeur ou votre potentiel futur employeur qui porterait sur une des décisions ou mesures énoncées ci-dessus et qui interviendrait à la suite du signalement d’une alerte, la charge de la preuve que la décision ou la mesure n’est pas liée au signalement de l’alerte, incombe à votre employeur ou votre potentiel futur employeur.
Ce principe s’applique dès lors que vous présentez des éléments de fait qui permettent de présumer que vous avez signalé une alerte en respectant toutes les conditions de signalement (7).

En pratique, comment adresser mon alerte ?

SI VOUS ESTIMEZ REMPLIR L’ENSEMBLE DES CONDITIONS CONFÉRANT LE STATUT DE LANCEUR D’ALERTE ET QUE VOUS SOUHAITEZ REALISER UN SIGNALEMENT, VOUS DEVEZ REALISER LE SIGNALEMENT DANS LES CONDITIONS DEFINIES CI-APRES.

Nous vous rappelons que les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.
Le non-respect de l’obligation de confidentialité est sanctionné pénalement (deux ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende) (8).

A qui envoyer mon alerte ?

L’alerte doit être adressée au Comité de gestion des alertes mis en place par Claranet pour réceptionner et traiter les alertes. Ce comité a la qualité de Référent, conformément à la législation en vigueur.

En cas de danger grave et imminent ou en présence d’un risque de dommages irréversibles, le signalement peut être porté directement à la connaissance de l’autorité judiciaire, de l’autorité administrative ou des ordres professionnels compétents.
En outre, l’auteur du signalement est également autorisé à le rendre public, en l’absence de retour des autorités susmentionnées dans un délai de trois mois.
Rendre public un signalement est très engageant – vous devez veiller à respecter toutes les conditions requises.

Quelles informations renseigner dans mon signalement ?

Pour aboutir, votre signalement doit être précis. Vous devez renseigner les informations suivantes :

  • Les informations permettant de vous identifier (sauf cas où la préservation de votre anonymat s’avère nécessaire), ainsi que des coordonnées de correspondance pour permettre les échanges ultérieurs avec le destinataire de l’alerte.
  • Les faits, informations ou documents quel que soit leur forme ou leur support de nature à étayer votre signalement.

Lien vers le formulaire de déclaration

Comment en pratique réaliser un signalement ?

Il est déconseillé d’utiliser les outils professionnels pour réaliser vos signalements : service de courrier interne, adresse mail professionnelle Claranet, imprimante, etc., et ce, pour concourir à garantir la confidentialité des informations échangées.

Signalement par voie postale

Vous devez :

  • Télécharger, compléter et imprimer le formulaire de déclaration
  • Adresser votre signalement sous double enveloppe au comité de gestion des alertes :
  • Sur la première enveloppe - enveloppe extérieure : Claranet, à l’attention de l'équipe Conformité et Sécurité (CICS), 2 rue Breguet, 75011 Paris en précisant la mention « personnel et confidentiel ».
  • Sur la seconde enveloppe - enveloppe interieure :
  • Comité de gestion des alertes avec la mention « signalement d’une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2017 », en précisant la date d’envoi.

    Il est fortement conseillé d’adresser la demande par courrier recommandé avec accusé de réception.

    Signalement par voie électronique

    Vous devez :

    • Télécharger et compléter le formulaire de déclaration
    • Adresser le signalement à l’adresse mail du comité de gestion des alertes :
    • signalement.claranet@protonmail.com
      Indiquer comme objet du message « personnel et confidentiel - signalement d’une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2017 »

      Une fois mon signalement envoyé, que se passe-t-il ?

      Je reçois un accusé réception
      Si votre signalement contient des éléments d’identification suffisants, le Comité de gestion des alertes en accuse réception par le même canal que celui que vous avez choisi (voie postale ou électronique).

      L’accusé réception contient :

      • La date de réception du signalement ;
      • Le numéro d’identification/ de référence de la demande ;
      • Le délai (9) dans lequel vous serez informé de la recevabilité de votre signalement ;
      • Les modalités suivant lesquelles vous serez informé des suites données à votre signalement à la suite de l’instruction.

      Comment poursuivre mes échanges avec le Comité de gestion des alertes ?

      Pour tout échange, vous devez renseigner un numéro d’identification / de référence de la demande.
      Tous les échanges ultérieurs doivent respecter les mêmes exigences que celles définies pour l’envoi du signalement.

      Que se passe-t-il en fin d’instruction de mon signalement ?

      Vous serez informé par le Comité de gestion des alertes du signalement de la clôture du traitement du signalement.

      Cette clôture peut être prononcée, soit :

      • Dans le cas où les éléments que vous avez communiqués sont considérés comme irrecevables ou infondés à l’issue de la période d’instruction ;
      • En fin de procédure.

      Pour en savoir plus sur les modalités de traitement de votre signalement par le Comité de gestion

      Le Comité de gestion des alertes est le Référent prévu par la loi pour recevoir et traiter les signalements.

      Sa composition
      Le comité est composé des membres suivants, désignés nominativement, par les organes compétents de Claranet :

      • Un membre représentant la Direction de Claranet ;
      • Un membre titulaire et un membre suppléant appartenant au service des ressources humaines ;
      • Un membre titulaire et un membre suppléant appartenant au service juridique ;
      • Un membre titulaire et un membre suppléant appartenant au service finance ;
      • Un membre titulaire et un membre suppléant appartenant à la cellule Conformité & Sécurité.

      Les membres du Comité de gestion sont astreints à une obligation de confidentialité et s'engagent à respecter les règles définies par Claranet concernant le traitement de données à caractère personnel.

      Son fonctionnement

      L'accusé réception de l'alerte
      Dès réception de l’alerte et sous réserve que l’auteur ait communiqué des éléments d’identification suffisants, le Comité adresse un accusé réception dans les meilleurs délais et dans un délai maximum de 72 heures ouvrées.

      Pour les échanges par voie postale, l’accusé réception est adressé par lettre recommandée avec accusé de réception sous double enveloppe :

      • L’enveloppe extérieure avec la mention « personnel et confidentiel » ;
      • L’enveloppe intérieure avec la mention « accusé réception de l’alerte ».

      Pour les échanges par voie électronique, l’accusé réception doit mentionner dans l’objet « personnel et confidentiel – accusé réception de l’alerte ».

      L'analyse de l'alerte
      Le comité de gestion se réunit dans un délai maximum de 20 jours à compter de la réception du signalement afin d'émettre un avis sur le signalement. Les avis ci-dessous peuvent être émis :

      Le Comité doit indiquer s'il estime que le signalement nécessite de prendre rapidement toute mesure pour remédier à la situation objet du signalement ou éviter qu'elle ne se renouvelle : information de tiers, dépôt de plainte, sanctions disciplinaires, etc.
      Le Comité adresse à l'auteur du signalement la décision prise par le Comité à l'issue de la 1ère réunion. Cette communication à l'auteur doit être réalisée dans le délai raisonnable mentionné dans l'AR.
      Tout échange avec l’auteur de l’alerte doit respecter les mêmes règles de sécurité et de confidentialité que celles définies pour l’envoi de l’accusé réception de l’alerte. En outre, le numéro de dossier/de référence doit être rappelé dans toute correspondance.

      L'information relative à la clôture de la procédure
      La fin de l'instruction de l'alerte doit être décidée par le Comité lors d'une réunion.

      Cette clôture peut être prononcée, soit :

      • Dans le cas où les éléments communiqués par le lanceur d’alerte sont considérés comme irrecevables ou infondés à l’issue de la période d’instruction.
      • En fin de procédure.

      La décision de clôture du signalement est notifiée à l’auteur du signalement conformément aux règles de sécurité et de conformité présentées ci-dessus.

      L’information des personnes visées par le signalement
      Dans le cas où le signalement identifie et/ou met en cause une personne physique, le Comité est tenu de l’informer de l’existence d’un signalement dans lequel elle est nommée, afin de l’informer du traitement de données à caractère personne la concernant. Cette information ne sera pas réalisée dans le cas où cela risquerait de conduire à un effacement de preuves, une fuite, etc.

      Que faire en cas d’absence de prise en charge de mon signalement ou de délais de prise en charge non raisonnable ?
      En l’absence de diligences du destinataire de l’alerte à vérifier, dans un « délai raisonnable », la recevabilité du signalement, vous êtes autorisé à adresser votre signalement à l’autorité judiciaire, à l’autorité administrative ou aux ordres professionnels (le cas échéant) compétents.
      En dernier ressort et à défaut de traitement par l’un des organismes mentionnés ci-dessus dans un délai de trois mois, vous pouvez rendre votre signalement public.

      Vous êtes seul responsable pour apprécier la nécessité et la possibilité de transmettre le signalement à l’autorité judiciaire, l’autorité administrative ou à un ordre professionnel compétent ou de le rendre public.
      Par ailleurs, le fait de rendre votre signalement public peut vous exposer à des fortes pressions. Il est impératif d’être vigilant et de bien respecter l’ensemble du cadre juridique d’émission d’une alerte.

      Confidentialité et protection des données personnelles

      La politique et les procédures de recueil des signalements ont été définies de façon à concourir à la confidentialité des données et des personnes intéressées par tout signalement.
      Il convient de rappeler que vous êtes tenus à une obligation de confidentialité dans le cadre de votre signalement.
      La mise en place de la procédure de recueil des signalements conduit Claranet à traiter des données à caractère personnel vous concernant.

      • Qui est responsable de la mise en place du traitement ?
      • Le Responsable de Traitement est la société Claranet située au 2 rue Breguet 75011 Paris, représentée par son Président Olivier Beaudet.
        L’équipe CICS est chargée de la mise en œuvre du traitement est CICS (Continious Integration of Compliance & Security) et peut être sollicitée pour toute question relative à la procédure de signalement.

      • Quelles mesures sont mises en œuvre pour encadrer la mise en œuvre de ce traitement ?
      • Claranet a désigné un délégué à la protection des données (DPO) qui a été consulté et a participé à l’encadrement de la mise en place du dispositif de recueil des signalements. Ce traitement de données à caractère personnel est consigné dans le registre des traitements de données à caractère personnel tenu par le DPO et une analyse d’impact relative à la protection des donnés a été réalisée.
        Une politique et une procédure de recueil des signalements sont communiquées à l’ensemble des collaborateurs.

      • Qui peut accéder à mes données ?
      • Les personnes qui peuvent accéder à vos données sont :
        - Le destinataire de l’alerte ;
        - Les personnes chargées de la mise en œuvre de la procédure ;
        - Les personnes amenées à en connaître dans le cadre du signalement.

        Ces personnes n’ont accès qu’aux données strictement nécessaires pour le traitement du signalement.
        En dehors de ces destinataires, les éléments de nature à vous identifier ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec votre consentement.

      • Quelle est la finalité de ce traitement ?
      • La finalité de ce traitement de données à caractère personnel consiste à recueillir et traiter tout signalement émis par tout collaborateur interne ou externe.
        Le traitement est mis en œuvre conformément à l’article 6.1 c) du RGPD « le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis. »

      • Quelles données sont collectées, combien de temps et qui peut y accéder ?
      • Pour la réalisation du signalement vous êtes tenus de renseigner des données d’identité suffisantes, ainsi que toute autre donnée que vous estimerez pertinentes dans le cadre de la réalisation du signalement.

        Les données personnelles collectées sont ainsi les suivantes :

        - Identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
        - Identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
        - Identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
        - Faits signalés ;
        - Eléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
        - Compte rendu des opérations de vérification ;
        - Suites données à l'alerte.

        Les données permettant de vous identifier sont traitées de façon confidentielle.

        Les informations vous concernant, ainsi que celles relatives au signalement sont conservées par le destinataire de l’alerte pendant toute la durée du traitement du dossier de signalement.
        A compter de la clôture du dossier de signalement, vos données sont supprimées dans un délai maximum de deux mois. (11)

        Le destinataire du signalement peut archiver toute information relative au signalement, dès lors qu’elle ne comporte aucune donnée à caractère personnel, aucune donnée permettant votre identification ou celle des personnes visées dans votre signalement.

        Lorsqu’une alerte est considérée comme n’entrant pas dans le champ du dispositif dès son recueil par le responsable de traitement, les données relatives à l’alerte sont immédiatement supprimées, ou archivées après anonymisation.

        Dans le cas où votre signalement identifie une personne physique, cette dernière sera informée de l’existence d’un signalement dans lequel elle est nommée afin de l’informer du traitement de données à caractère personne la concernant. Cette information ne sera pas réalisée dans le cas où cela risquerait de conduire à un à un effacement de preuves, une fuite, etc.

      Notes
      (1) La notion de « collaborateurs internes » vise les salariés, les stagiaires, les personnes sous contrat de professionnalisation et les intérimaires et la notion de « collaborateurs externes » vise les prestataires (régie, sous-traitants, fournisseurs).
      (2) cf. point ci-dessous " Pour avoir le statut de lanceur d'alerte je dois remplir toutes les conditions ci-dessous"
      (3) Convention de l'OIT sur l'âge minimum du travail, Charte des Nations Unies
      (4) L'intérêt général est l'intérêt qui dépasse chaque individu, et qui concerne la collectivité des citoyens. A titre d'exemple, des mesures en faveur de l'écologie sont d'intérêt général.
      (5) Art.7 de la loi Sapin 2
      (6) Art.10 loi Sapin 2
      (7) Art.6 à 8 loi Sapin 2
      (8) Art. 8 loi Sapin 2
      (9) Il doit s’agir d’un délai « raisonnable et prévisible » apprécié par le destinataire au regard de la nature du signalement et des informations communiquées par l’auteur du signalement.
      (10) Art.5 du décret 2017-564
      (11) Délai imposé par le décret 2017-564

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