La transformation numérique
Claranet 365 Productivity accompagne ses clients dans la mise en place de dispositifs de communication et collaboration internes à l’entreprise. Ces dispositifs qui se sont appelés successivement Intranet de communication puis Intranet Collaboratif ou encore Réseaux Collaboratifs d’Entreprise ou Réseaux Sociaux d’Entreprise répondent au même phénomène : la transformation numérique de l’entreprise et de son organisation sous l’influence des technologies de l’information et de la communication.
Ce phénomène rapide et irréversible a d’abord touché les utilisateurs dans leur vie personnelle (connexion internet, achats en ligne, et pour les générations les plus jeunes, les jeux en ligne et les réseaux sociaux). Il a introduit un décalage d’usage où les moyens disponibles à titre personnel sont généralement plus modernes que ceux utilisés dans l’entreprise (!) créant ainsi une demande forte de transformation dans le cadre professionnel. La transformation numérique est en marche…
La rencontre des générations
Un des challenges que doivent relever les organisations est de faire travailler ensemble des boomers détenteurs de l’expérience professionnelle et des savoirs spécifiques de l’entreprise, et les jeunes générations qui sont nées avec le numérique.
Comme le montre le graphique ci-joint, la rencontre s’est déjà opérée sur certains usages (l'email et le moteur de recherche) mais les boomers n’ont pas encore adopté les réseaux sociaux et la messagerie instantanée.
Les bénéfices concrets de la transformation numérique
On connait assez bien les bénéfices qualitatifs de la transformation numérique :
- Décloisonnement et abandon des organisations en silos
- Développement des transversalités
- Développement des collaborations et du partage
Se traduisant par les modifications des organisations : les organigrammes s’aplatissent et évoluent à toutes vitesses au gré de la prise en charge de nouveaux projets.
On commence maintenant à mesurer les bénéfices quantitatifs constatés dans les organisations faisant des usages concrets et pragmatiques.
Ces bénéfices peuvent être regroupés en 4 grandes catégories :
- Productivité améliorée
- Réduction des coûts
- Création de revenus
- Bénéfice de la culture connectée
Les finalités des dispositifs collaboratifs
Les objectifs des dispositifs collaboratifs sont assez stables depuis 15 ans :
Communiquer
- De la communication descendante à caractère général à la communication transversale et profilée
- Le flux de l’information devient alors accessible facilement et en volume. Cette ouverture apporte toute la puissance d’une communication riche et amène ses nouvelles problématiques l’infobésité (trop d’info tue l’info) et le nécessaire repositionnement des managers qui sont largement court-circuités.
Collaborer
- De l'aménagement des partages de fichiers à la mise en place d’usines à sites collaboratifs
- Il s’agissait d’aménager des partages de fichiers sur des répertoires pour permettre à des équipes de travailler ensemble. Puis rapidement, cela s’est transformé en la mise en place d’usines à sites collaboratifs qui à partir d’une base de sites modèles permettent aux équipes de créer simplement leurs espaces de partage.
Capitaliser et innover
- 2 challenges permanents pour les organisations
- Il faut faire en sorte que les savoir-faire et l’expérience correspondante soit : captés, stockés, accessibles et s’en servir de base pour l’innovation et la création de valeur.
La gouvernance : l'évidente nécessité pour garder la cohérence
Les domaines d’application de la gouvernance sont multiples :
- Gouvernance de l’administration du dispositif global : le dispositif collaboratif étant transversal, les directions impliquées sont donc les métiers, la communication, les RH et l’informatique ! C’est une véritable copropriété avec un règlement à définir !
- Gouvernance des modules : comment doivent fonctionner les espaces projets ? quelles sont les règles de contributions dans les blogs ? quelles sont les modalités de « taggage » des informations et des documents ? quelles sont les modalités de modération des communautés ? Voilà un ensemble de questions concrètes auxquelles il faut apporter des réponses pour garantir la régulation permanente du système global.