Politique de Confidentialité et protection des données personnelles

Date de mise à jour de la politique : 13/01/2022

Introduction

Le Groupe Claranet France est attaché au respect et à la protection des Données à caractère personnel (ci-après « Données ») et s’engage à cet effet à définir et appliquer les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour traiter vos Données de façon sécurisée, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données et à la loi Informatique et Libertés.

Cette politique de protection des Données a pour objectif de présenter les mesures de conformité, ainsi que les moyens mis en œuvre par le Groupe Claranet France pour garantir le respect effectif de vos droits en tant que Personne Concernée.

Les notions utilisées dans cette politique et écrites avec une majuscule ont le sens tel que défini dans le RGPD, notamment les notions de Traitement, de Données à caractère personnel (ci-après « Données »), Personnes Concernées, Responsable de Traitement, Sous-Traitant et Transfert.

Afin de permettre le fonctionnement des services et/ou d'optimiser et d’améliorer la qualité des services qui vous sont proposés en adéquation avec vos attentes, le Groupe Claranet France est susceptible d'utiliser des cookies et des technologies similaires. Cette utilisation est présentée dans une politique spécifique accessible depuis le lien suivant : Politique des cookies et technologies similaires.

Responsable de Traitement

Le Groupe Claranet France est un groupe français composé de deux sociétés :

  • Claranet SAS, société de droit français, dont le siège social est au 2 rue des Landelles, 35510 Cesson-Sévigné
  • Pictime Groupe, société de droit français, dont le siège social est au Campus du Digital 61, rue de l'Harmonie - 59262 Sainghin-en-Mélantois

Chaque société du Groupe Claranet France peut être amenée à traiter des données à caractère personnel. Le cas échéant, la société qui traite vos données à la qualité de Responsable de Traitement.

Délégué à la Protection des Données

Afin de veiller à la bonne application de ses engagements relatifs à la protection des Données, le Groupe Claranet France a désigné un Délégué à la Protection des Données (ou Data Protection Officer - DPO) qui est le relais privilégié sur ces sujets. Il veille à la prise en compte des exigences de protection des Données, en accompagnant la mise en œuvre de Traitements de Données Personnelles par le Groupe Claranet France, en sensibilisant les équipes internes et en encadrant l’instruction des demandes d’exercice des droits des Personnes Concernées. Le DPO peut également être sollicité dans le cadre des échanges avec les clients du Groupe Claranet France (devoir de conseil, échanges avec le DPO Client, etc.)

Les principes fondamentaux

Le Groupe Claranet France collecte et traite les Données de manière loyale et licite.

Pourquoi utilisons-nous vos données ?

  • Pour faciliter nos échanges avec vous et être réactif dans le cadre de notre gestion des clients, partenaires et prospects ;
  • Pour vous fournir des moyens d’échange et de suivi de la prestation de service (ex : gestion des demandes, incidents) ;
  • Pour répondre à vos demandes exprimées via les formulaires ou en utilisant les moyens de contact disponibles sur les sites Internet du Groupe Claranet France;
  • Pour vous contacter au sujet d'enquêtes (par exemple nos enquêtes de satisfaction) ou d'études (par exemple pour des études de marché) ;
  • Pour vous contacter dans un objectif de prospection commerciale, de communication d'informations ou d'invitation à des événements si vous nous y avez autorisés via le Centre de Préférence, aussi appelé « Subscription Center » ;
  • Pour vous contacter dans un objectif de prospection commerciale, de communication d'informations ou d'invitation à des événements si vous nous y avez autorisés via le Centre de Préférence, aussi appelé « Subscription Center » ;
  • Pour améliorer et assurer la sécurité de nos sites Web ;
  • Pour répondre à vos candidatures à un poste au sein du Groupe Claranet France;
  • Pour remplir nos obligations contractuelles ;
  • Pour développer des partenariats.

Sur quelles bases légales nous appuyons nous ?

Les Traitements mis en œuvre par le Groupe Claranet France sont, conformément au RGPD, fondés sur une des bases légales ci-dessous :

  • L’intérêt légitime à répondre aux demandes que vous nous adressez, et garantir une communication/un suivi efficace et fluide entre nous ;
  • Le consentement pour les activités de prospection, et l’utilisation de certains cookies ;
  • Les obligations légales qui s’appliquent au Groupe Claranet France.

Quelles données traitons-nous ?

Les Données collectées par le Groupe Claranet France sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données). Les Traitements mis en œuvre par le Groupe Claranet France contiennent les catégories de Données suivantes :

  • Identité (ex : noms, prénoms, coordonnées) ;
  • Vie personnelle (ex : coordonnées, vos hobbies lorsque vous les indiquez dans un CV) ;
  • Vie professionnelle (ex : fonction, poste, entreprise) ;
  • Données de localisation (ex : déduite de l'adresse IP).

Le Groupe Claranet France veille à mettre à jour les Données tout au long des Traitements.

Certaines Données vous concernant seront obligatoirement collectées car elles sont indispensables aux finalités poursuivies par les traitements. La non-fourniture desdites données pourrait limiter le bénéfice d’un service.

Combien de temps sont conservées vos Données ?

Le Groupe Claranet France conserve les Données uniquement la durée nécessaire au regard de la finalité du Traitement, en tenant compte, le cas échéant des durées légales et règlementaires applicables.

  • Lorsque vous êtes client ou partenaire du Groupe Claranet France, vos données sont conservées durant la durée du contrat et au-delà suivant les dispositions légales particulières ;
  • Lorsque vous êtes prospect du Groupe Claranet France, vos données sont conservées 3 ans à partir du dernier contact que vous avez eu avec le Groupe Claranet France ;
  • Lorsque vous êtes un candidat à un poste un sein du Groupe Claranet France, vos données de candidature sont conservées 2 ans à compter du dépôt de votre demande ou du dernier contact pris auprès de nos équipes, sauf embauche au sein des effectifs du Groupe Claranet France ;
  • Le Groupe Claranet France peut être amené à conserver des enregistrements constituant des preuves de fonctionnement de ses services et instructions au sens du RGPD (ex. tickets, demandes par mail) jusqu’à 6 ans après la fin du contrat afin de pouvoir répondre à des demandes en cas de contentieux.

Les durées de conservation précitées peuvent être prolongées en cas, de contentieux, de demande d’une autorité, notamment pour apporter la preuve du respect du RGPD ou tout autre cas spécifique autorisé par la loi.

Pour la durée de vie des cookies, voir la Politique des cookies et technologies similaires.

Qui est destinataire des Données ?

Seuls les destinataires dûment habilités peuvent accéder, dans le cadre d'une politique de gestion des accès, aux Données nécessaires à l’exercice de leur activité. A cet effet, le Groupe Claranet France définit les règles d'accès et de confidentialité applicables aux Données traitées.

En particulier, les destinataires de vos informations sont :

  • Les équipes du Groupe Claranet France et ses éventuelles sociétés affiliées qui ont besoin d’en connaître ;
  • Les administrateurs des outils supportant les Traitements décrits dans cette politique ;
  • Les éventuels sous-traitants du Groupe Claranet France ;
  • Dans le cadre de nos prestations de service, les équipes Client et les partenaires, que le Client a autorisé ;
  • Le cas échéant, les auditeurs ou organisme de contrôle habilités.

Comment la sécurité de vos données est-elle assurée ?

Le Groupe Claranet France détermine et met en œuvre les moyens techniques et organisationnels de sécurité appropriés à la protection des Données, notamment pour éviter tout accès par un tiers non autorisé et prévenir toute perte, altération ou divulgation de données.

Le Groupe Claranet France a désigné un RSSI qui, veille à la bonne gestion de la sécurité de l’information au sein de Claranet, accompagne les équipes sur les sujets de sécurité et sensibilise les collaborateurs. Il peut être sollicité dans le cadre des échanges avec les clients (devoir de conseil, échanges éventuels avec le RSSI Client, etc.).

Quels sont vos droits ?

Conformément aux lois et règlements en vigueur, notamment le RGPD et la Loi « Informatique et Libertés », vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, introduction d'une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr) ; et lorsque c'est applicable : portabilité, retrait de son consentement, organisation du sort de ses données personnelles après la mort.

L'information aux Personnes Concernées est réalisée via la présente politique.

Pour exercer vos droits ou pour toute question, vous pouvez solliciter vos référents du Groupe Claranet France habituels ou le DPO du Groupe Claranet France :

  • Par courrier à : DPO Pictime et Claranet France - 2 rue des Landelles, 35510 Cesson-Sévigné ;
  • Par e-mail à : dpo@fr.clara.net.

Afin de valider la légitimité de votre demande, une demande signée, accompagnée de la photocopie d'un titre d'identité valide portant votre signature pourra vous être demandée. Nous vous demanderons également de nous confier des coordonnées pour vous faire parvenir une réponse.

Sous-traitance et transferts de données

Pour traiter vos Données, le Groupe Claranet France s’appuie sur des outils ou services tiers.

Au sein du Groupe Claranet France, Pictime Groupe peut être amenée à traiter des données à caractère personnel pour le compte de Claranet SAS et vis-versa. Le cas échéant, la société qui traite les données personnelles pour le compte de l’autre à la qualité de Sous-traitant au sens du RGPD.

Certains Traitements peuvent conduire à des Transferts en dehors de l’Union Européenne. Le cas échéant, le Groupe Claranet France veille à ce que ces Transferts soient encadrés par des mécanismes juridiques conformément aux exigences du RGPD.

confidentialité

Modification de la politique

La date de la politique applicable est mentionnée en début de document. Cette politique est susceptible d’évoluer afin de tenir compte, de la législation en vigueur et des modalités de fonctionnement du Groupe Claranet France. La politique de protection des Données modifiée remplace toutes les versions précédentes. Votre utilisation des services du Groupe Claranet France après la date d'entrée en vigueur de la nouvelle version de la politique constitue votre acceptation de la politique modifiée.